Friday, October 20, 2017

Logistiikka


Projektityöskentely Lahti2017

Työni Lahti2017- kisoissa

Olin erittäin kiinnostunut mahdollisuudesta työskennellä lahden MM- kisoissa hyvin pitkään.
Kalenterini oli kuitenkin jo melko täynnä, joten minulla oli mahdollisuus käydä hommissa vain torstaina ja perjantaina päivästä.
Juttelin parin kaverini kanssa, jotka olivat kisoissa johtotehtävissä ja he kertoivat, että minullekin löytyisi hommia.

Aloitin työt logistiikkakeskuksessa jo saman viikon torstaina, kun olin lupautunut töihin tulla.
Tehtäväni logistiikkatiimin kanssa oli vastaanottaa ja purkaa tulevia lähetyksiä, sekä pakata ja lähettää tilattuja toimituksia.

Koska olin aktiivinen ja halukas tekemään myös muita hommia, pääsin niin sanotun ”yleismiehen” tehtäviin.
Vain kuuden päivän mittaisesta työrupeamasta huolimatta, ehdin olla monessa mukana.
Olin auttamassa pakutiimiä raskaampien kuljetusten kanssa, pääsin auraustöihin, pystytin ja korjailin aitoja kisa-alueen ympärille, "sisutin" urheilijoiden huoltokoppeja, sekä tein töitä viitoitustiimin kanssa.

Tapahtuma tarjosi ainutlaatuisen oppimisympäristön, jossa opin sisältäpäin valtavan organisaation ja projektin kokonaisuudenhallinnasta ja rakentamisesta. Oppimiskokemukseeni vaikutti positiivisesti myös se, että tein töitä kaksi päivää viikossa, kolmen viikon ajan, useammassa ei tiimissä. Eri valmisteluvaiheiden hahmottaminen ja työskentelyn painopisteen vaihtuvuus eri tiimien välillä oli täten todella vaivatonta.

Toimin itse projektin johdossa tulevan syksyn ja kevään ajan ja mielestäni mm- kisojen oppimiskokemus antoi minulle paljon uusia valmiuksia niihin hommiin.

SWOT

Kun lähdetään listaamaan tapahtuman vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat, ei voida sivuuttaa valtavan hyvin onnistunutta johtamistyötä tapahtumassa.

Omalla osa-alueellani johtajat hallitsivat kokonaisuutta loistavasti, pitivät tiimin jäsenet hyvin kasassa, sekä loivat positiivista henkeä myös kiireen ja stressin keskellä.

Tapahtuman johdossa oli myös heikkoutensa. Niiltä osin, kun pääsin itse toimintaa seuraamaan, johtajat olivat omalla osa-alueellaan melko yksin. Jos esimerkiksi logistiikkapäällikkö olisi sairastunut, kellään tiimiläisellä ei olisi ollut välitöntä valmiutta astua hänen tehtäväänsä. Päälliköillä oli valtava taakka harteillaan, ja tapahtuman mahdollisuuksiin listaisinkin assistentit jokaiselle päällikölle. Näin yksikön ja tiimin tehokas toiminta turvataan esimerkiksi sairastapauksen sattuessa.

Oppimisen kannalta oli erittäin hyvä, että saman osa-alueen päälliköt toimivat samoissa tiloissa ja avoimesti tiimiensä kanssa. Työntekijöiden vapaa pääsy lähes kaikkialle, hyvä yhteishenki ja kannustaminen monipuoliseen tekemiseen olivat mielestäni eniten edistävät seikat oppimiseen.

Tapahtumasta oppiminen oli monelta osin jätetty opiskelijan varaan ja mielestäni tulevaisuudessa voitaisiin harkita esimerkiksi yleismies tiimiä, joka hoitaisi kaikkia niitä asioita jotka eivät automaattisesti loksahda minkään tiimin vastuualueelle. Näin saataisiin sujuva ratkaisu ”kuka tekee?” tilanteisiin ja päteviä tyyppejä erilaisten ongelmatilanteiden ratkojiksi.

Mieleenpainuvin tilanne oli minulle se, kun ensimmäistä kertaa menin katsomaan kisoja ja näin kavereideni ja itseni tekemän työn jälkiä lähes joka paikassa, aina mäkimontusta kaupungin keskustaan asti.

Friday, June 9, 2017

Ensiapupäivystäjänä



Tehtäväni Lahti 2017 -kisoissa oli toimia vapaaehtoisena ensiapupäivystäjänä. Vapaaehtoiset ensiapupäivystäjät toimivat lähes aina pareittain ja jokaisella parilla oli ensiapureppu ja puhelin mukana. Vapaaehtoiset ensiapupäivystäjien varusteet poikkesivat jonkin verran palkattujen päivystäjien vaatetuksesta. Vapaaehtoiset päivystäjät saivat vuoron alussa jonkin tehtävän tai alueen jonka mukaan toimin. Olin jalkautuneena yleisöalueella, hiihtoladun varrella, lähtö/maalialueella, sisähallissa ja hyppytornin ponnahdustasanteella. Tehtäväni oli seurata urheilijoita, toimitsijoita, toisia vapaaehtoisia ja yleisöä ja heidän hyvinvointia. Seurasin yksittäisiä suorituksia tai yleisömassan liikehdintää tai reaktiota. Tarvittaessa autoin, neuvoin tai hälytin lisäapua.

Osallistuin kaikkiin koulutuksiin mitä järjestettiin vapaaehtoisille. Yleiset tapaamiset toimivat lähinnä hengen kohottajana ja yhteisöllisyyden tunteen herättelynä, mutta ensiapupäivystäjien koulutukset toimivat hyvinä psyykkauksina tehtävään ja siellä kerrottiin mitä on tulossa ja mihin tilanteisiin on mahdollista joutua ja miten niissä tulee toimia. Saimme koulutuksissa ohjausta yleensäkin tapahtumaan osallistumisesta vapaaehtoisena. Ensiapukoulutukset olin suorittanut jo lähihoitajaopintojen aikana. Kertasin itsenäisesti lisää esim. murtumaepäilyssä toimimisesta.Lisäksi meillä oli käytössä ohjevihkonen johon tutustuin.

Tapahtuma oli oppimisympäristönä mielenkiintoinen -et voinut tietää mitä päivä tuo tullessaan. Joka päivä oli uusi kokemus. Tehtävät olivat periaatteessa yksinkertaisia ja oli helppo toimia kun muisti hierarkian eikä toiminut oman mielen mukaan vaan noudatti ohjeita. Sain tapahtumasta uusia kokemuksia, omia onnistumisia, kontakteja ja tietysti elämyksiä.

Tapahtuma oli ainutlaatuinen ja varmasti kaikilla oli korkeat tavoitteet kisojen suhteen. Tapahtumaa varten oli harjoiteltu jo edellisen vuoden Salpausselän kisoissa, ja Lahdella on kokemusta kisojen järjestelyistä joka on selvä vahvuus vastaavien tapahtumien järjestämiselle. Heikkoutena koin tiedottamisen ja viestinnän. Vapaaehtoiset saivat eri toimijoilta erilaisia ohjeita. FIS halusi yhtenä päivänä ea-päivystäjien seisovan kyltin vasemmalla puolella ja toisena päivänä oikealla puolella. Vuoron aikana paikka saattoi vaihtua jopa viisi kertaa jonkun ohjeistuksen mukaisesti. Luonnollisesti tv-yhtiöllä ja mainostajilla on omat toiveensa, eikä heille turvallisuusohjeet olleet niin tärkeintä. Lahdella on loistavat mahdollisuudet järjestää vastaavia tapahtumia: on sopivat tilat ja urheilukaupungin maine sekä mieletön yhteishenki vapaaehtoisten kesken.  Haasteina on tietysti jotain käytännönjärjestelyissä kuten porttien toiminnassa ja liikenteen järjestämisessä. Yksi haaste on varmaan vapaaehtoisten sitoutuneisuus. Vapaaehtoisia oli paljon, mutta silti osa jätti tulematta -joko ilmoittamatta tai ilmoittaen. Toinen asia mitä ihmettelin vapaaehtoisten asenteessa: päivystäjät eivät pysyneet sovituissa päivystyspaikoissa. 

Oppimisympäristönä kisat tarjosivat uuden kokemuksen. Sen vahvuutena oli vahva kokemus isojen tapahtumien ensiapupäivystyksen järjestämisestä. Heillä oli tietoa, taitoa ja kokemusta. jota he jakoivat auliisti meille ensikertalaisille. Se toi turvallisuuden tunteen ja varmuuden omaan tekemiseen. Järjestelmä myös osasi kokemuksella tehdä tarvittaessa nopeita päätöksiä. Heikkoutena oli ehkä ensiaputoiminnan järjestäjän palkatun henkilöstön asenne vapaaehtoisia kohtaan. Se ei tukenut oppimista. Haasteena näkisin ja tulevaisuudessa kehitettävänä eri toimijaryhmien kommunikoinnin. 

Omassa tehtävässäni opin sen etten voi tietää vuoron alkaessa mihin olen menossa ja mitä tekemään. Tehtävä voi vaihtua nurkan takana. Jonain päivänä olin menossa vähemmän haluttuun päivystyspaikkaan hiihtoladun varrelle ja huomaankin laittavani ammattilaisten vaatteita päälleni ja kiipeäväni isompi varusterinkka selässä hyppytornin ponnistustasanteelle. Opin sen että jos minut määrätään tiettyyn päivystyspaikkaan ja parini on muutaman tunnin päästä sitä mieltä ettei siellä enää tarvitse olla vaan vaihdetaan paikkaa omatoimisesti, parini tekee mitä haluaa mutta minä silti pysyn siellä mihin on määrätty. Käskyjä on siis toteltava. Asennoiduin yleisön joukossa liikkuessani olevani asiakaspalvelutehtävässä. Opastin parhaani mukaan ja jos kisavieraalta on kahvi kaatunut niin autan hakemalla paperia. 

Oppimistilanteena varmasti mieleenpainuvinta oli elvytystilanne. Satuin parini kanssa paikalle toisena, ja parini hälytti lisäapua paikalle ensihoitajien aloittaessa elvytystä. Nopealla tilannearviolla ajattelin ammattilaisten hoitavan elvytyksen ja keskitin huomioni elvytettävän puolisoon. Sivusilmällä pääsin seuraamaan elvytystä mutta ensisijaisesti yritin lohduttaa omaista juttelemalla, kyselemällä, rauhoittelemalla, halaamalla ja vain olemalla läsnä häntä varten. Tilanne oli hänelle aivan järkyttävä, joten en halunnut hänen toispaikkakuntalaisena etsivän yksin taksia sairaalalle. Saatoin hänet ulos kisa-alueelta ja käytin hyväkseni mäkikummulta päälleni jäänyttä ensihoidon varustusta ja pyysin järjestyshenkilöitä/liikenteenohjaajia järjestämään hänelle kiireisesti taksin keskussairaalaan. En tiedä mikä olisi ollut oikea toimintatapa, mutta tein kuten toivon minulle tehtävän vastaavassa tilanteessa. Tapahtuman jälkeen minulle tarjottiin työnohjauksen tyylistä mahdollisuutta käydä tilanne läpi ja sain ohjeet miten toimia mikäli jokin asia tapahtuneesta alkaa vaivaamaan minua.

Vaikka en seuraavaa kilpaurheilua enkä tunnista juurikaan urheilijoita, kisa oli ainutlaatuinen kokemus. Pääsin näkemään Iivon kultamitalihiihtoa ihan vierestä, Toni Nieminen tuli puheille hallilla, sain vapaalipun joten kävin lapseni kanssa useamman kerran seuraamassa kisoja tai kisojen oheistapahtumia ja pystyin tarjoamaan sen kasvatuskokemuksen lapselleni. Tutustuin upeisiin ihmisiin. Näitä ei olisi kokenut ellen olisi saanut olla mukana näissä kisoissa. En ikimaailmassa olisi kiivennyt hyppyrin nokalle ja sumun hälvettyä tajunnut miten korkealla olen.

Thursday, May 4, 2017

Logistiikka- ja lipuntarkastustiimien hommia

MITÄ TEIN?
Toimin Lahti2017 tapahtuman aikana kahdessa eri tiimissä. Ennen tapahtumaa autoin logistiikka tiimiä, eli Jartekin varasto tuli pääkallopaikkana tutuksi. Tämän lisäksi tein myös yhden vuoron lipuntarkastuksessa pääporteilla tapahtuman aikana. En valitettavasti työkiireiden takia päässyt osallistumaan vapaaehtoisille tarkoitettuihin koulutuksiin ennen työvuoroja, mutta sain jokaisen tiimin vetäjiltä hyvät ohjeet sähköpostitse. Myös viime hetken ohjeita ja tilannepäivityksiä pystyin seuraamaan whatsappin kautta. Varsinkin logistiikkatiimin kanssa whatsapp ryhmän seuraaminen auttoi hyvin pysymään tilanteen tasalla. Vuoroja varten valmistuin selvittämällä perusasiat kuntoon lähinnä logistiikka tiimin vetäjän, Juuson kanssa, sillä vapaaehtoisten oppaat ilmestyivät vasta ensimmäisten vuorojeni jälkeen. Monet logistiikka tiimin jäsenet olivat olleet aikaisempinakin vuosina mukana auttamassa kisoissa, joten sain heiltä myös todella hyvin apua ja neuvoja, mikä auttoi suuresti. Iso kiitos siis koko porukalle, ilman heidän apuaan olisin ollut varsinkin ensimmäisessä vuorossa melko hukassa! :)

Mielestäni tapahtuman kantava voima oli ehdottomasti vapaaehtoiset. Olin todella positiivisesti yllättänyt huomatessani kuinka moni halusi olla mukana järjestämässä tapahtumaa ja että iso osa vapaaehtoisesti on mukana joka vuosi. Tästä oli suuri hyöty, sillä he tiesivät jo aikaisempien vuosien perusteella, miten hommat toimii ja osasivat auttaa ja neuvoa myös meitä ensikertalaisia. Myös opiskelijoiden panos tapahtumassa ja sen järjestämisessä oli todella huikea ja asiat toimivat nähdäkseni erittäin hyvin, vaikka järjestämisessä mukana olevien henkilöiden joukko oli todella kirjava. Tällaiset isot tapahtumat tarjoavat opiskelijoille todella hyviä mahdollisuuksia todella nähdä ja oppia mitä isojen tapahtumien järjestäminen vaatii ja heistä on myös kisojen järjestäjille iso apu, eli tällaista yhteistyötä lisää. Olisi hienoa, jos myös ne opiskelijat, jotka opiskelevat työnohessa ja lähinnä etänä, voisivat myös jotenkin osallistua aktiivisemmin alusta asti järjestelyihin, vaikka eivät pysty konkreettisesti olemaan viikoittain paikan päällä.

Oman näkemykseni mukaan vapaaehtoisten käyttäminen tapahtumassa oli yksi sen kantavista voimista, mutta se varmasti toi myös omat haasteensa. Vapaaehtoisia varten jouduttiin tehdä todella paljon erilaisia järjestelyjä ja välillä mietinkin, että työllistääkö vapaaehtoisten järjestelyistä huolehtiminen jo liikaa muuta henkilökuntaa. Myös sopivien ja pätevien henkilöiden löytäminen eri työtehtäviin voi olla näin ison vapaaehtoisten määrän kanssa haaste, koska ei ole resursseja suorittaa laajaa rekrytointi prosessia vaan nopeiden arvioiden perusteella pitää valita henkilöt eri työtehtäviin.

MITÄ OPIN?
Sain käsityksen, kuinka paljon eri asioita tulee ottaa huomioon, kun tapahtumaa järjestetään. Ymmärrystä siitä, kuinka tärkeää on näin isossa kokonaisuudessa jakaa työalueet ja tehtävät pienempiin kokonaisuuksiin ja osoittaa näille pätevät vastuuhenkilöt. On myös erittäin tärkeää, että koko tapahtuman järjestämisessä, alusta loppuun, on muutama henkilö, joilla on mahdollisimman selkeä kuva koko kokonaisuudesta. Lisäksi on tärkeää, että mahdollisimman hyvin kaikki tiimin jäsenet ja heidän osaamisensa osattaisiin hyödyntää oikein. Mieleenpainuvinta tapahtuman järjestämisessä minulle oli vapaaehtoisten määrä ja tiimihenki. Oli todella hauska huomata, että tällaista "talkoohenkeä" on vielä olemassa ja kuinka monet ovat mukana vuodesta toiseen. Tämä oli myös oppimiskokemukseni hyödyllinen, sillä se sai minut ajattelemaan niitä lukuisia muita tapahtumia, joita pyritetään vapaaehtoisten korvaamattoman avun voimin ja miten tärkeää vapaaehtoisten käyttö monien tapahtumien järjestämisessä todella on.

SWOT

Vahvuudet
Sain käsityksen (vaikkakin melko pintapuolisen), siitä miten valtavasti työtä ison tapahtuman järjestämiseen menee. Auttoi ymmärtämään kuinka lukuisista eri yksiköistä ja niiden yhteistyöstä tapahtuma rakentuu. Tapasi monia muita opiskelijoita ja huomasi ne oppimismahdollisuudet, joita vastaavan tapahtuman järjestämisessä alusta asti mukana olo tarjoaa.
Heikkoudet
Koska ilmoittauduin mukaan todella viime hetkellä, sain oikeastaan kaikki työtehtäviini ja vapaaehtoisten toimintaan liittyvät ohjeet Juusolta sekä muilta vapaaehtoisilta, joten välillä oli haasteita tietää missä mennään. Logistiikka tiimissä en päässyt oikeastaan hyödyntämään omaa osaamistani asiakaspalvelussa ja myynnissä tai oppinut hirveästi uutta liiketoiminnan johtamiseen liittyen.
Mahdollisuudet
Myös etä- ja aikuisopiskelijoille voisi tarjota paremmat mahdollisuudet olla aktiivisesti mukana isojen tapahtumien järjestämisessä alusta myös enemmän etänä. Esimerkiksi tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksen analysoinnissa voitaisiin koittaa soveltaa videotapaamisia ja muita sähköisiä yhteydenpito välineitä.
Haasteet
Miten pystyä olla mukana vastaavissa projekteissa, kun työskentelee täysipäiväisesti toisella paikkakunnalla. Miten saada parempi käsitys koko tapahtumasta ja sen järjestämisestä, jos on paikalla vain muutamana päivänä.
Miten tuoda projektijohtaminen paremmin esille opiskelijoille, jotka osallistuvat YAMK:n kautta.

Wednesday, May 3, 2017

Kilpailutoimisto


Aloitin opiskelun Lahden ammattikorkeakoulussa syksyllä 2016 ja huomasinkin melkein heti Lahti2017-kisojen mainokset ja sen, että kisoihin haetaan vapaaehtoisia. Laitoin hakemuksen kisoihin heti syyskuussa ja tammikuussa sain tiedon, että minut oli valittu kilpailutoimistoon.

Kilpailutoimiston työtehtävät olivat erittäin monipuolisia ja mielenkiintoisia. Ehdimme myös hyvin seuraamaan kisoja paikanpäällä sekä toimistossa television välityksellä.

Vapaaehtoisille järjestettiin koulutuspäivä ennen kisojen alkua. Koulutuspäivän aikana käytiin läpi mm. yleistä tietoa tapahtumasta sekä hieman asiakaspalveluun liittyviä asioita. Koulutuksesta ei itselleni ollut kovin paljon hyötyä, koska lähes kaikki läpi käydyt asiat olivat minulle jo entuudestaan tuttuja. Tilaisuus oli kuitenkin mukava aloitus kisaurakalle.

Kilpailutoimistossa aloitimme työt 16.2. kilpailuliivejen tarkistamisella ja lajittelulla. Liivejä oli useampi tuhat, joten siinä riitti hommaa pitkäksi aikaa. Ennen kisojen alkua järjestelimme myös kilpailutoimiston huonekalut, väliseinät, mapit yms. valmiiksi odottamaan kisahulinaa.



Lahti2017-kisat alkoivat 22.3., mutta jo edellisenä päivänä toimistossamme alkoi täysi tohina. Valmennustiimit kävivät ilmoittamassa joukkueita kilpailuihin ja kilpailijat hakivat lämmittelyliivejä sekä seuraavan päivän kilpailuliivejä.

















Kilpailutoimiston monipuolisiin tehtäviin kuuluikin liivien jaon ja kilpailuilmoittautumisten vastaanottamisen lisäksi monenlaisia hommia. Sprinttejen aikana kävin mm. juoksemassa useamman kerran hiihtostadionin läpi, kun starttipaikalle piti saada mahdollisimman nopeasti aina edellisen karsinnan tulokset. Olin myös mukana järjestelemässä joukkueenjohtajien kokouksia  ja muutamana päivänä olin tarvittaessa aina kilpailun johdon apuna.


Mielestäni kisat olivat hienosti onnistuneet ja järjestelyt oli toteutettu todella hyvin. Vapaaehtoisena toimiminen oli antoisaa ja opettavaista. Toivottavasti saamme Lahdelle taas tulevaisuudessa MM-kisat järjestettäviksi!



Wednesday, April 26, 2017

Lahti2017 Some-tiimi





Lahti 2017 MM-kilpailut olivat iso ponnistus kaikilta vapaaehtoisilta. Itse kuuluin some tiimiin, jonka tehtävänä oli hoitaa kisojen ajan kisaorganisaation sosiaalisen median kanavia: youtubea, facebookkia, instagramia sekä päivitellä nettisivuja ja kisa appia. Tehtävät oli jaettu jokaisen oman osaamisalueen mukaan. Olen opiskellut valokuvaajaksi, joten kuuluin valokuvaajien joukkoon. Sain kuvata todella monipuolisesti eri kanaviin. Mieleenpainuvin kuvauskohde oli varmaankin fanijoukkojen kuvaaminen lauantain iltamäen yleisössä. Tunnelma oli tosi hyvä ja oli hieno fiilis olla osa vapaaehtoisjoukkoa kun iltamäki oli niin onnistuneesti saatu järjestettyä.




 Olen ollut aiemmin Salpausselän kisoissa töissä pari kertaa. Ensimmäisen kerran joskus nuorena ja olin silloin veikkauksen pisteellä. Viime vuoden harjoittelu kisoissa olin some-tiimissä, tosin silloin olin hoitamassa lähinnä instagramia ja facebookkia. Niistä kisoista some-tiimi oli oppinut paljon ja nyt esimerkiksi tehtävien jako oli parempi. Tehtävät oli suunniteltu tarkemmin ja aikataulutettu julkaisuja etukäteen. Tehtävää riitti nyt koko kisojen ajaksi kun viime vuonna oli paljon aikaa ettei kukaan tiennyt mitä tekisi. Oma aktiivisuus tietysti vaikutti siihen miten paljon sai tehdä. Nyt tiimimme toimi paremmin yhteen vaikka osa olikin eri paikassa töissä. Vielä enemmän olisi voitu tehdä töitä esimerkiksi pareittain tai ryhmänä jolloin olisi saanut enemmän irti muidenkin osaamisesta. Nyt työ oli aika itsenäistä suurimman osan ajasta, vain pari keikkaa kirjoittajan kanssa oli yhteistekemistä. Tiimimme oli kansainvälinen ja osa puhui vain englantia, joka oli hyvä vahvuus ja opetti kaikille.


 Ainakin omassa tiimissäni tuntui että kaikki olivat tosi motivoituneita ja hoitivat osansa niin hyvin kuin osasivat. Sama tuntui pätevän lähes kaikkiin vapaaehtoisiin. Kaikki halusivat kisoista onnistuneet ja olivat osa isoa joukkoa, joiden vastuulla se oli. Vapaaehtois hommissa muutenkin ihmiset ovat motivoituneita ja innostuneita mitä sitten tekevätkin. Normaalissa palkkatyössä osalla motivaatio on mennyt ja osa tekee töitä osittain vain pakosta. Vapaaehtoistiimissä ei ole yhtään töihin pakotettua ihmistä, kaikki ovat siellä omasta halusta. Lisää motivaatiota olisi varmasti saatu jos kaikki olisivat päässeet enemmän mieleisiin tehtäviin.


Kisat olivat onnistuneet järjestelyjen kannalta hyvin. Ongelmiin reagoitiin hyvin. Jos joku asia ei toiminut se yritettiin saada mahdollisimman toimivaksi. Viime vuoden kisat olivat varmasti kaikilla osa alueilla hyvä harjoitus. Osallistun varmasti jatkossakin vapaaehtoistehtäviin.



-Minttu Mäkinen