Monday, February 27, 2017

Lipunmyyjänä Lahti2017 MM-kisoissa

Pääsin vapaaehtoiseksi Lahti2017 lipunmyyntitiimiin jonka laitoin ensimmäiseksi toiveekseni hakemusta täyttäessäni. Minulla ei ole aiempaa kokemusta lipunmyynnistä, mutta olen käsitellyt erilaisia kassakoneita, varausjärjestelmiä ja hoitanut tilityksiä työpaikoillani hotellien vastaanotossa. Tästä oli hyvin paljon apua, sillä lipunmyynnissä käytettävä kassakone oli hyvin yksinkertainen käyttää ja muistutti paljon jo käyttämiäni kassoja, joten minun ei tarvinnut oikeastaan oppia täysin uutena kuin Ticketmaster -järjestelmä.

Minulla oli yhteensä viisi vapaaehtoisvuoroa, kaikki putkeen torstaista maanantaihin. Paikkoja vaihdeltiin ja ensimmäisen vuoroni torstaina tein torin lipunmyynti & infopisteessä, seuraavat kaksi kisa-alueella infopisteessä ja pääportilla ja viimeiset jälleen torilla. Paikkojen vaihtaminen oli siinä mielessä hyvä asia, että näki hieman millaista eri pisteillä on ja pääsi kokemaan kisatunnelmaa alueella. Kuitenkin olisin ehkä mieluummin tehnyt kaikki vuorot samaan paikkaan, sillä tällöin olisi oppinut yhden paikan toimintatavat kunnolla. Nyt tuntui etenkin alkuun hieman haastavalta mennä aina uuteen paikkaan kun ei muutenkaan oikein tiennyt miten homma pyörii.

Ensimmäiset vuorot olin aivan eksyksissä ja olisin kaivannut hieman parempaa perehdytystä töihin ensimmäisinä päivinä. Toki meitä vapaaehtoisia oli hyvin paljon ja kovin syvällistä perehdytystä olisi ollut mahdotonta järjestää suuren vaihtuvuuden takia, mutta alkuun oli hyvinkin orpo olo kun ei tiennyt toimintatavoista, järjestelmästä eikä oikein mistään yhtään mitään. Asiakkaat tietenkin odottivat asiantuntevaa palvelua. Mutta tässäkin jälleen huomasi, että tekemällä oppii ja viimeisenä päivänä olo oli jo paljon itsevarmempi. Hieman jopa ihan harmitti kun työt loppuivat heti kun ne alkoivat sujua! Kaikki työkaverit olivat todella mukavia ja samassa veneessähän me kaikki kelluttiin, jokainen neuvoi ja auttoi toisiansa.
Torilta ei kisoja juuri päästy seuraamaan, ruokailuun mennessä ehti ohimennen vilkaista screeniä


Ennen kisojen alkua olin mukana pitämässä asiakaspalvelukoulutusta kaikille vapaaehtoisille. Meitä oli n. 15 hengen porukka LAMKilta ja suunnittelimme sisällön koulutuspäivien Viimeistelyleiri -osioon. Koulutuspäivinä pidimme pareittain useamman n. 15 minuutin mittaisen osion erilaisista asiakaspalveluun liittyvistä aiheista. Lisäksi autoimme muutenkin käytännön järjestelyissä koulutuspäivinä kuten tuolien järjestelyssä, ihmisten vastaanottamisessa sekä ohjaamisessa jne. Asiakaspalvelukoulutuksen lisäksi osallistuin lipunmyynnin sektorikohtaiseen koulutukseen sekä myöhemmin vielä kaksi tuntia kestäneeseen tilaisuuteen, jossa opettelimme järjestelmien käyttöä ja kävimme läpi yleistä infoa.

Kisatunnelmaa loppuunmyydyltä 25.2. lauantailta

Kaiken kaikkiaan kisat onnistuivat omalta osaltani mielestäni todella hyvin ja kokemus oli opettavaisempi kuin mitä odotin. Järjestelmät opin nopeasti ja oli hienoa huomata millainen muutos omassa työskentelyssä tapahtui viidessä päivässä. Ensimmäisten päivien eksynyt ja epävarma olo oli viimeisinä päivinä jo tiessään ja tilalle tuli itsevarmuus ja luottavainen fiilis omasta osaamisesta. Olisin tosin voinut etukäteen valmistautua hieman paremmin tutkiskelemalla infopaketteja ja nettisivuja enemmän. Mielestäni myös meidät ensikertalaiset kisoissa olisi voitu huomioida paremmin hieman yksityiskohtaisemmalla perehdytyksellä. Monet vapaaehtoisista olivat olleet Salpausselän kisoissa mukana aiemmin, toiset montakin vuotta, ja heillä oli tietenkin hieman eri lähtökohdat kun homma itsessään oli jo tuttua.

Olen kiinnostunut tapahtumanjärjestämisestä ja vapaaehtoistyö antoi hyvää lähikuvaa siitä, mitä kaikkea näin ison tapahtuman järjestämiseen liittyy ja millaista se on kun on täysi tohina päällä. Esimiehiämme seuranneena työ on selvästi todella kiireistä ja stressaavaa, mutta varmasti todella palkitsevaa.

Mieleenpainuvinta tapahtumasta oli luultavasti loppuunmyyty lauantai 25.2. Olin onnekas kun sain olla pääportilla vuorossa silloin, sillä sieltä pääsi edes hieman seuraamaan kisatunnelmaa. Fiilis kisa-alueella oli todella huipussaan ja ihmismäärä oli aivan valtava! Muuten lipunmyynnissä oltiin lähes koko ajan sisällä kopeissa, joten kisoja ei päässyt juurikaan seuraamaan.

Aion käydä vielä 5.3. sunnuntaina katsomassa kisoja ihan vain vieraana. Vaikka vapaaehtoispasseilla olisi päässyt joka päivä vapaa-ajalla kisoja seuraamaan, ei työvuorojen jälkeen ollut puhettakaan että olisi jaksanut vielä jäädä kisa-alueelle pyörimään. Työ oli kuitenkin melko hektistä, vaikkakin rauhallisempiakin hetkiä mahtui joukkoon ja henkilöstöä oli enemmän kuin tarpeeksi vuoroissa. Mielestäni on hienoa että minulla on mahdollisuus osallistua kisoihin sekä vapaaehtoisena että vierailijana, ainutlaatuinen tilanne joka tuskin toistuu ihan heti uudelleen!


Krista Mikkonen
04PAL16K

Friday, February 24, 2017

Lipuntarkastajana Student Team -ryhmässä

Hei!

Minun taipaleeni näissä kisoissa alkoi jo ennen joululomaa. Minä ja muut kymppitiimiläiset projektin johtajien ja tiimijohtajien kanssa tapasimme 14.12. illanvieton merkeissä. Annettiin paljon infoa mitä kaikkea tulee tapahtumaan ja miltä tulee kisapaikka näyttämään. Saimme myös tutustua toisiimme, kun jatkoimme urheilustadionilta ravintolaan ja tapasimme näyttelijäopettajan kanssa, jotta hieman rentoutuisimme ja oppisimme tuntemaan toisiamme. Tarkoituksena oli että pääsemme hyvään fiilikseen ja osaamme ottaa hyvillä mielin projekti- ja tiimijohtajia. Ehdimme myös tutustua heihinkin hieman, sillä teimme keskusteluharjoituksia sekä teimme ison nimihuudon, jossa joku sanoi nimen ja vastuualueen ja piti mennä piirin keskelle, jotta kaikki näki kenestä puhuttiin ja sinun piti jatkaa samalla tavalla, kutsumalla seuraava henkilö keskelle. Ilta päättyi lopulta illalliseen, jossa pääsimme vielä enemmän tutustumaan toisiimme.

Seuraava info oli 12.1. Fellmannian auditoriossa. Paljon samaa asiaa tuli kuin illallisvietossa, mutta sain enemmän tutustua siihen että mitä kautta ihmisiä oli mukana kisoissa. Sain myös nähdä Janna Lehdon kasvotusten, jotta tunnistaa ihmisen muutenkin kuin sähköpostissa. Tässä infossa tuli myös esille enemmän minkälainen Mielensäpahoittaja projekti kisoissa on sekä Röllin talvimaa.

Tapasimme seuraavan kerran 18.1. Moona Havon kanssa, joka on vastuussa minun ja parin muun kympin työstä. Kävimme läpi tärkeimmät asiat joita meidän täytyy tietää ennen kisoja. Esimerkiksi missä kaikki lipuntarkastus pisteet ovat, kenelle voimme soitella, mitä kymppitiimiläisenä työhömme kuuluu. Meille myös tarkennettiin että meidän täytyy osata jakaa ihmiset oikeille paikoille ja pitää huolta että on tarpeeksi ihmisiä paikalla. Saimme karkean arvion, miten vuoromme tulevat myös jakautumaan. Vielä emme päässeet tarkastamaan lipuntarkastuskoneita, mutta saamme kokeilla niitä myöhemmin.

Tämän jälkeen samana päivänä meillä oli vielä koulutustilaisuus. Saimme nähdä markkinoinnista klippejä. Tilaisuus oli jaettu kolmeen osaan, jossa ensimmäisessä oli info kaikille tarkoitettuna Vesijärvihallissa. Tilaisuudessa oli jopa 1 000 ihmistä paikalla. Suomen-suurlähettiläs Yhdysvalloista oli jopa tehnyt pienen klipin kisoista meille kaikille nähtäväksi.

Koulutustilaisuuden toinen osa oli minulle pikkumäen-tuleville mestareille. Tarkoittaen sitä ettei minulla ole kokemusta kansainvälisistä kisoista, joten sain peruspakin mitä kaikkea minun täytyy tietää kisoista ja miten täytyy toimia. Koulutuksen antoivat osalta LAMK:n opiskelijat ja vanhojen kisatoimijoiden haastattelulla. Meille myös annettiin hieman tietoa tärkeimmistä englannin sanoista kisoihin liittyen. Viimeinen osa oli tarkoitettu vain samaan timiin kuuluviin eli lipuntarkastajille, jotka olivat paikalla. Opin paljon kaikkea mitä kannattaa kyseenalaistaa ja ottaa huomioon, sillä paikalla olijat osasivat kysellä paljon asioita.
Kisafiilis alkoi kun hain omat varusteeni 15.2.



Eilen (23.2.) oli sitten minun ensimmäinen työpaiväni kisoissa. 21.2. olimme käyneet vielä kaiken läpi kuinka käytetään lipuntarkastajia ja miten menetellään jos jotain tapahtuu niille ja katsoimme paikat läpi. Kisapäivän aikana oli paljon häslinkiä. Välillä olin ylimääräinen, sillä yritin hoidella asioita puhelimitse ja keksiä ratkaisuja ongelmiin. Kaikki meni kuitenkin ihan hyvin ja kun sitten klo 21.30 lopetin, oli hyvin rauhallista ja hoidin vielä kaikki ticketmasterin salkut ja lukijat lipunmyyntikojuihin lataukseen ja radiopuhelimet Moona Havolle.
Ensimmäisen työpäivän lopputunnelmia

Lahti 2017 ensiapu hommissa

Thursday, February 23, 2017

Lahden MM-kisat, kuljetustoimiston vapaaehtoinen

Moikka


Kun koulun kautta kuulin mahdollisuudesta päästä työskentelemään Lahden MM-kisoissa, ajattelin, että tämä täytyy ehdottomasti kokea ja mikäs sen hienompi tapa päättää amk-opinnot, kuin kisojen vapaaehtoistyöskentely. Oman työkokemuksen ja kiinnostuksen perusteella hain kuljetustoimistoon.


Osallistuin ensimmäiseen koulutustilaisuuteen keskiviikkona 18.1. Ensin oli yleistä infoa ja sitten kisojen keltanokkana osallistuin asiakaspalvelukoulutukseen, jossa kyllä asiat oli jo täysin tuttuja juttuja oman työhistorian pohjalta. Illan päätti vielä oman organisaation eli kuljetuksen info, jossa pääsin tapaamaan esimiehen ja muita tulevia työkavereita. Tulevaan työtehtävään ei oikein voinut mitenkään ennakkoon sen kummemmin valmistautua, kun työkuva oli hieman hämäränpeitossa ensimmäiseen työpäivään asti :D




Työskentelin Vierumäen kisakylän kuljetustoimistossa. Kuljetustoimistoja on myös Lahdessa ja tulo- sekä lähtöpäivinä myös lentokentällä, oman asuinpaikan myötä Vierumäki oli luonnollinen ykkösvaihtoehto minulle. Vierumäen kisakylän kuljetustoimiston pääsääntöiset tehtävät oli huolehtia, että kilpailijat pääsevät omien aikataulujensa mukaisesti haluamaansa paikkaan. Kuljetustilausten käsittelijöitä oli kolme kaiken kaikkiaan, ja olin yksi niistä, meidän lisäksi kuskeja työskenteli kahdessa vuorossa keskimäärin 5-6 kuskia/vuoro. Kilpailijoiden käytössä on/oli shuttlebussit, jotka ajaa puolen tunnin välein kisakylästä Lahteen ja takaisin, toinen reitti menee suoraan hyppyrimäelle ja toinen hiihdon huoltoalueen lähelle. Vierumäen kisakylän kuskien työtä oli muun muassa kilpailijoiden kuljettaminen majoitusmökeistä shuttlepysäkeille, syömään ruokapaikkoihin, ja tarvittaessa myös oli suoraan keikkoja Lahteen.




Oma työni sisälsi siis pääasiassa asiakaspalvelua englannin kielellä, noin 80 % asiakaspalvelutilanteista oli ulkomaalaisten kanssa. Asiakkaat tulivat suoraan meidän tiskiltä tilaamaan kuljetuksia tai sitten he saattoivat vaan tulla kyselemään yleistä neuvoa miten kuljetukset hoituu kisakylän sisällä ja kisakylän ja stadionin välillä. Työ oli välillä todella hektistä, kun esimerkiksi ensimmäisinä shuttlebussi päivinä bussien kanssa oli ongelmia, ja kilpailijat eivät mahtuneet ruuhka-aikaan bussien kyytiin, siinä piti vaan kovasti yrittää pahoitella tilannetta ja luvata korjata tilanne mahdollisimman pikaisesti ja tarjota mahdollisuuksien mukaan kyytiä omilla kuskeilla suoraan kisapaikalle. Siinä sai kyllä aika nöyränä olla, kun Norjan joukkueen huoltaja tulee antamaan palautetta ongelmakohdista. Vaikka tiesi, ettei tilanteelle itse mitään voinut. Osa työtä oli siis toimia myös ongelmanratkaisijana. Työskentelytavat muotoutuivat parin ensimmäisen päivän aikana, käytimme vihkoa keikkojen pohjana ja teimme myös kuljetustilauslapun, jonka asiakas sai täyttää itse/me täytimme ja kuski sai sitten keikkalapun mukaansa.




Omia vahvuuksia oli aikaisempi työkokemus kuljetussuunnittelusta ja sitä kautta tullut paineensietokyky ja ongelmienratkaisutaito. Oman asenteen piti myös olla asiakaspalveluhenkinen ja osittain oli hyvä osata samaistua urheilijan tilanteeseen tapauksissa, jossa he ovat joutuneet odottelemaan kyytejä ja aikataulut päivän osalta menevät pieleen. Työssä tuli esille shuttlebussien heikkous, aikataulut olivat myöhässä, tai joku vuoro saattoi kokonaan puuttua välistä, en tiedä millaisia sopimuksia bussiyhtiön kanssa oli sovittu, mutta ainakin nämä asiat olisi pitänyt hyvin tarkkaan käydä läpi reilusti ennen tapahtumaan ja ajaa reitit läpi ja huomioida aika, joka menee ihmisten sekä tavaroiden, kisasuksien ym. varusteiden kyytiin saamiseen. Kyseessä on kuitenkin huippuluokan kisat ja kilpailijat, joten heitä ei ole vara kovin montaa kertaa seisottaa palelemassa bussipysäkillä.


Tähän mennessä ehkä mieleenpainuvimmat hetket on ollut, kun Venäjän huoltaja halusi saada meidän apua syntymäpäiväkakun etsinnässä, kakku piti saada muutaman tunnin sisällä, eikä se saanut olla mikään valmiskakku. Yksi kuski lähti häntä käyttämään paikallisissa leipomoissa ja kakkujen tekijä löytyi. Oli siinä kuulemma leipurikin ollut ihmeissään, kun pääsi tekemään Venäjän MM-kisajoukkueelle kakkuja :) toinen mielenkiintoinen tapaus oli, kun Tongan joukkueen jäsenelle piti lähteä etsimään piilolinssinestettä. Kuljetuksen työtehtävät saattoivat siis tuoda esiin ihan mitä vaan.


Työskentely kisakylässä on tarjonnut mahtavan kokemuksen päästä palvelemaan urheilijoita ja heidän huoltojoukkojaan. Mahdollisuuksien mukaan on koitettu täyttää erikoisetkin toiveet ja autettu parhaamme mukaan. Kyllähän tämä taitaa olla sellainen kerran elämässä kokemus. Ja jo nyt tuntuu haikealta ajatella, että kohta tämä on ohi! On myös ollut hauska tunnistaa urheilijoita ja todeta, että ihan samanlaisia tavallisia ihmisiä he ovat, kuin me muutkin.


Olen tähän mennessä tehnyt seitsemän työpäivää ja edessä on vielä noin viisi päivää. Tänään pääsen viettämään 10 päivän työputken jälkeen (ensin omat työt ja sitten MM-töissä) ansaittua vapaapäivää, missäs muuallakaan kuin itse kisoissa kisaturistina :)