Thursday, May 4, 2017

Logistiikka- ja lipuntarkastustiimien hommia

MITÄ TEIN?
Toimin Lahti2017 tapahtuman aikana kahdessa eri tiimissä. Ennen tapahtumaa autoin logistiikka tiimiä, eli Jartekin varasto tuli pääkallopaikkana tutuksi. Tämän lisäksi tein myös yhden vuoron lipuntarkastuksessa pääporteilla tapahtuman aikana. En valitettavasti työkiireiden takia päässyt osallistumaan vapaaehtoisille tarkoitettuihin koulutuksiin ennen työvuoroja, mutta sain jokaisen tiimin vetäjiltä hyvät ohjeet sähköpostitse. Myös viime hetken ohjeita ja tilannepäivityksiä pystyin seuraamaan whatsappin kautta. Varsinkin logistiikkatiimin kanssa whatsapp ryhmän seuraaminen auttoi hyvin pysymään tilanteen tasalla. Vuoroja varten valmistuin selvittämällä perusasiat kuntoon lähinnä logistiikka tiimin vetäjän, Juuson kanssa, sillä vapaaehtoisten oppaat ilmestyivät vasta ensimmäisten vuorojeni jälkeen. Monet logistiikka tiimin jäsenet olivat olleet aikaisempinakin vuosina mukana auttamassa kisoissa, joten sain heiltä myös todella hyvin apua ja neuvoja, mikä auttoi suuresti. Iso kiitos siis koko porukalle, ilman heidän apuaan olisin ollut varsinkin ensimmäisessä vuorossa melko hukassa! :)

Mielestäni tapahtuman kantava voima oli ehdottomasti vapaaehtoiset. Olin todella positiivisesti yllättänyt huomatessani kuinka moni halusi olla mukana järjestämässä tapahtumaa ja että iso osa vapaaehtoisesti on mukana joka vuosi. Tästä oli suuri hyöty, sillä he tiesivät jo aikaisempien vuosien perusteella, miten hommat toimii ja osasivat auttaa ja neuvoa myös meitä ensikertalaisia. Myös opiskelijoiden panos tapahtumassa ja sen järjestämisessä oli todella huikea ja asiat toimivat nähdäkseni erittäin hyvin, vaikka järjestämisessä mukana olevien henkilöiden joukko oli todella kirjava. Tällaiset isot tapahtumat tarjoavat opiskelijoille todella hyviä mahdollisuuksia todella nähdä ja oppia mitä isojen tapahtumien järjestäminen vaatii ja heistä on myös kisojen järjestäjille iso apu, eli tällaista yhteistyötä lisää. Olisi hienoa, jos myös ne opiskelijat, jotka opiskelevat työnohessa ja lähinnä etänä, voisivat myös jotenkin osallistua aktiivisemmin alusta asti järjestelyihin, vaikka eivät pysty konkreettisesti olemaan viikoittain paikan päällä.

Oman näkemykseni mukaan vapaaehtoisten käyttäminen tapahtumassa oli yksi sen kantavista voimista, mutta se varmasti toi myös omat haasteensa. Vapaaehtoisia varten jouduttiin tehdä todella paljon erilaisia järjestelyjä ja välillä mietinkin, että työllistääkö vapaaehtoisten järjestelyistä huolehtiminen jo liikaa muuta henkilökuntaa. Myös sopivien ja pätevien henkilöiden löytäminen eri työtehtäviin voi olla näin ison vapaaehtoisten määrän kanssa haaste, koska ei ole resursseja suorittaa laajaa rekrytointi prosessia vaan nopeiden arvioiden perusteella pitää valita henkilöt eri työtehtäviin.

MITÄ OPIN?
Sain käsityksen, kuinka paljon eri asioita tulee ottaa huomioon, kun tapahtumaa järjestetään. Ymmärrystä siitä, kuinka tärkeää on näin isossa kokonaisuudessa jakaa työalueet ja tehtävät pienempiin kokonaisuuksiin ja osoittaa näille pätevät vastuuhenkilöt. On myös erittäin tärkeää, että koko tapahtuman järjestämisessä, alusta loppuun, on muutama henkilö, joilla on mahdollisimman selkeä kuva koko kokonaisuudesta. Lisäksi on tärkeää, että mahdollisimman hyvin kaikki tiimin jäsenet ja heidän osaamisensa osattaisiin hyödyntää oikein. Mieleenpainuvinta tapahtuman järjestämisessä minulle oli vapaaehtoisten määrä ja tiimihenki. Oli todella hauska huomata, että tällaista "talkoohenkeä" on vielä olemassa ja kuinka monet ovat mukana vuodesta toiseen. Tämä oli myös oppimiskokemukseni hyödyllinen, sillä se sai minut ajattelemaan niitä lukuisia muita tapahtumia, joita pyritetään vapaaehtoisten korvaamattoman avun voimin ja miten tärkeää vapaaehtoisten käyttö monien tapahtumien järjestämisessä todella on.

SWOT

Vahvuudet
Sain käsityksen (vaikkakin melko pintapuolisen), siitä miten valtavasti työtä ison tapahtuman järjestämiseen menee. Auttoi ymmärtämään kuinka lukuisista eri yksiköistä ja niiden yhteistyöstä tapahtuma rakentuu. Tapasi monia muita opiskelijoita ja huomasi ne oppimismahdollisuudet, joita vastaavan tapahtuman järjestämisessä alusta asti mukana olo tarjoaa.
Heikkoudet
Koska ilmoittauduin mukaan todella viime hetkellä, sain oikeastaan kaikki työtehtäviini ja vapaaehtoisten toimintaan liittyvät ohjeet Juusolta sekä muilta vapaaehtoisilta, joten välillä oli haasteita tietää missä mennään. Logistiikka tiimissä en päässyt oikeastaan hyödyntämään omaa osaamistani asiakaspalvelussa ja myynnissä tai oppinut hirveästi uutta liiketoiminnan johtamiseen liittyen.
Mahdollisuudet
Myös etä- ja aikuisopiskelijoille voisi tarjota paremmat mahdollisuudet olla aktiivisesti mukana isojen tapahtumien järjestämisessä alusta myös enemmän etänä. Esimerkiksi tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksen analysoinnissa voitaisiin koittaa soveltaa videotapaamisia ja muita sähköisiä yhteydenpito välineitä.
Haasteet
Miten pystyä olla mukana vastaavissa projekteissa, kun työskentelee täysipäiväisesti toisella paikkakunnalla. Miten saada parempi käsitys koko tapahtumasta ja sen järjestämisestä, jos on paikalla vain muutamana päivänä.
Miten tuoda projektijohtaminen paremmin esille opiskelijoille, jotka osallistuvat YAMK:n kautta.

No comments:

Post a Comment